Документообіг автосалону: договори і акти за 30 секунд

Документообіг автосалону у 2026 році не вимагає юриста на кожну угоду і не вимагає Word-шаблонів з ручним підставлянням даних. Договір купівлі-продажу, акт прийому-передачі і рахунок-фактуру можна згенерувати з картки авто в DMS за 30 секунд. Реквізити підтягуються автоматично.

Які 5 документів закриває автосалон у день угоди?

Документ	Коли	Хто підписує
Договір комісії	При прийомі авто	Дилер + власник
Договір купівлі-продажу	При продажу	Дилер + покупець
Акт прийому-передачі	З договором	Дилер + покупець
Рахунок-фактура / квитанція	З оплатою	Дилер
Сертифікат огляду / гарантія	За потреби	Дилер

ФОП 3-ї групи – додаються накладні і книга обліку доходів.

Що має бути в договорі купівлі-продажу авто?

Сторони: найменування продавця, ЄДРПОУ/РНОКПП, адреса, ПІБ покупця, паспортні дані, РНОКПП покупця.

Предмет: марка, рік, VIN, номер кузова, двигуна, об'єм у см³, тип палива, колір, держномер, пробіг, підстава права власності.

Ціна: в гривнях прописом і цифрами, спосіб оплати, реквізити банку, дата і місце.

Передача: дата, місце, стан передачі.

25+ полів займає 10–15 хвилин якщо менеджер не помиляється.

Скільки коштує одна помилка в договорі?

Реальний сценарій:

1. Менеджер вписав VIN з помилкою на одному символі («0» замість «O»).
2. Клієнт сплатив, забрав авто, пішов реєструвати в МВС.
3. Центр відмовляє – VIN не співпадає з договором.
4. Повертається в салон. Переробка з підписами, нотаріус, повторний МВС.

Вартість для дилера: 2–4 години робочого часу + нотаріальне завірення (300–800 ₴) + репутаційні втрати + ризик претензії.

DMS з автоматичним підтягуванням VIN з картки знижує цей ризик до нуля.

Як це працює через DMS-систему?

1. Заводимо покупця в SCRM. Реквізити підтягуються.
2. «Створити документ» → «Договір купівлі-продажу». Система підставляє в шаблон.
3. PDF готовий за 30 секунд. Менеджер перевіряє, друкує або відправляє в e-Підписку.
4. Те саме для акту і рахунку.

Замість 30–40 хвилин на 3 документи – 2–3 хвилини.

Які 6 типових помилок ручного документообігу?

1. Помилка в VIN на одному символі. Виявляється в МВС.
2. Невідповідність ціни цифрами і прописом. Юридично нікчемно.
3. Застарілі реквізити продавця. Дилер 6 місяців підписує зі старими.
4. Невірна форма для типу угоди. ФОП 2-ї групи не може юр. особам.
5. Втрачений підпис або печатка.6. Версії документа в листуванні. У сторін різні файли.

Як працюють електронні підписи в Україні?

Сервіси: «Дія.Підпис», ВЧасно, MEDoc, Paperless.

1. DMS генерує PDF.
2. Документ йде в сервіс підпису.
3. Клієнт підписує через Дія.Підпис або МобільнийID за 30 секунд.
4. Підписаний документ зберігається в DMS.

Юридична сила повна – Закон №2155-VIII.

FAQ

Чи має DMS-договір таку ж юридичну силу, як Word з печаткою? Так. PDF з електронним підписом Дії має таку ж силу (Закон №2155-VIII).

Чи можна налаштувати свої шаблони? Так. Базові редагуються – логотип, пункти про гарантію.

Чи зберігаються документи в DMS після угоди? Так. Знайти за VIN, ПІБ або датою.

Як швидко DMS оновлює шаблон при зміні законодавства? Великі зміни – 1–4 тижні після ухвалення закону.

Що з податковими накладними і ПДВ? DMS генерує, але реєструєте через ДПС або M.E.Doc/Сота.

Чи можна використовувати при ФОП 2-ї групи? Так. Шаблони адаптовані під різні системи оподаткування.